TIAS TALKS: In gesprek met Roger Bougie

Hoe kom je tot nieuwe duurzame oplossingen die structureel bijdragen aan business én society? Een centrale afdeling in een organisatie wordt overbelast, ons wegennet slibt dicht, zeeën en oceanen worden leeggevist. Voor al deze complexe problemen bestaan oplossingen. Maar daarvoor is inzicht in wat er zich precies voordoet van cruciaal belang. Systeemdenken kan hierbij helpen. Dé autoriteit op dit gebied heet Roger Bougie en is werkzaam als Associate Professor in Business Research Methods bij TIAS.

Wat is systeemdenken?

Systeemdenken bestaat in allerlei soorten en maten. Waar ik in geïnteresseerd ben is een benadering die we ‘systeemdynamica’ noemen en dan met name de inzet hiervan in veranderprocessen. Het mooie van systeemdynamica is dat het ons kan helpen bij het in beeld brengen van de complexe wereld waarin we als individu of als organisatie actief zijn. Deze manier van denken probeert inzicht te geven in de dynamische omgeving waarin we actief zijn door relaties tussen variabelen weer te geven. Hierdoor kunnen patronen zichtbaar worden en is de dynamiek van een situatie beter te begrijpen en soms zelfs te voorspellen.

Waarom zouden bedrijven dit moeten doen?

Managers, bestuurders en organisaties kunnen zo komen tot interventies die een structurele oplossing bieden voor de problemen en/of uitdagingen waarmee we geconfronteerd worden. Dat in plaats van interventies die het probleem niet oplossen, het probleem alleen maar groter maken of die nieuwe problemen veroorzaken. De problemen van vandaag komen vaak voort uit de oplossingen van gisteren. Een eenvoudig voorbeeld is het stil-leggen van voetbalwedstrijden als er voorwerpen op het veld gegooid worden door supporters. Dat moest het gooien van voorwerpen tegengaan maar zoals bekend heeft deze maatregel averechts gewerkt. Op soortgelijke wijze worden in en door organisaties soms interventies gedaan die niet de beoogde resultaten opleveren. Als je dan naar het systeem, het grotere plaatje, kijkt dan begrijp je waarom.

Wat is dan de essentie van systeemdynamica?

In het kunnen en willen weergeven van de complexe situatie waarin je actief bent. Met het bouwen van modellen en een visuele weergave daarvan kun je als probleemoplosser inzicht krijgen in het grotere plaatje en in de lange termijn effecten van je handelen. Waar je oorzaak-gevolgmodellen (die in sommige situaties ook nuttig kunnen zijn bij probleemoplossing) kunt zien als een foto, kun je systeemmodellen zien als een film. Het mooie van systeemmodellen is dat ze vaak veel beter weer kunnen geven hoe de dingen in de praktijk werken, in plaats van in theorie. Op die manier kom je dan als manager tot oplossingen die werken.

Kun je hier een voorbeeld van geven (vanuit het bedrijfsleven)?

Zeker. Systeemmodellen kunnen laten zien waarom de tevredenheid van je klanten op de langere termijn niet per se omhoog hoeft te gaan als de medewerkers van een dienstverlenende organisatie zich responsief (moeten) gedragen. Altijd bereid moeten zijn om de klant van dienst te zijn leidt op korte termijn wellicht tot meer klanttevredenheid maar kan op de langere termijn ook andere gevolgen hebben zoals een toegenomen werkdruk, stress en ziekteverzuim bij de medewerkers. Doordat deze medewerkers dan wegvallen neemt de responsiviteit van de overgebleven medewerkers noodgedwongen af waardoor de klanttevredenheid (anders dan dat de manager dacht en hoopte) niet toeneemt maar afneemt. Naast dit voorbeeld geven archetypen van systemen inzicht in de negatieve gevolgen van je medewerkers ‘helpen’ door ze taken uit handen te nemen en leggen ze bijvoorbeeld uit waarom oceanen worden leeggevist, we met zijn allen in de file staan op dinsdagochtend of hoe het komt dat de centrale marketing-afdeling van je organisatie wordt overbelast.

Er zijn drie lagen of aspecten in de essentie van systeemdenken. Kun je deze uitleggen?

Dat komt van Peter Senge, hoogleraar aan MIT. Hij leverde een belangrijke bijdrage aan het populair maken van systeemdenken in de verander- en organisatiekunde. Senge benadrukt dat het kan helpen om verder te kijken dan naar de specifieke gebeurtenis die zich aan de oppervlakte - de eerste laag – voordoet, zoals een medewerker die uitvalt of een klant die een klacht indient. Zelfs inzicht in patronen – de tweede laag - die zich voordoen op het gebied van bijvoorbeeld uitval of klachten hoeven niet te leiden tot succesvolle interventies of oplossingen, zo stelt Senge. Willen we in complexe situaties succesvolle interventies doen dan helpt het de achterliggende dynamiek – de derde laag – van die situatie te begrijpen. Zo kunnen we dan wel komen tot oplossingen die werken. Ga je niet de diepte in wanneer de situatie complex is dan liggen symptoombestrijding en het doen van weinig effectieve interventies op de loer.

Wat is het verschil tussen systeemdenken en design thinking en is een beter dan de andere?

Design thinking is een hot topic tegenwoordig en er wordt op heel veel manieren invulling aangegeven. Complexe problemen, de klant, ontwerpen en prototypes zijn begrippen die daarbij vaak genoemd worden. In het boek “Tijd voor Transitie” probeer ik het verschil uit te leggen. Daarbij is het onderscheid tussen bestaande en ontworpen systemen belangrijk. In de voorbeelden die ik ook hier gegeven heb kijken we naar een systeem dat er al is. In zulke situaties hebben we onderzoek (het verzamelen van informatie) nodig om zo’n systeem in kaart te brengen. Inzicht in de visie van betrokkenen die onderdeel zijn van het systeem of zicht hebben op het verschijnsel zal in de praktijk leiden tot een gedeeld beeld van de situatie. Het model dat daaruit voortvloeit helpt ons de werkelijkheid beter te begrijpen of te diagnosticeren en uiteindelijk om te kunnen ingrijpen in het systeem. Design thinkers richten zich vooral op het ontwerpen of vormgeven van een nog niet bestaand systeem. Maar dat is ook een beetje afhankelijk van hoe zijzelf design thinking definiëren.

Er zijn diverse archetypen van systemen. Bijvoorbeeld grenzen aan de groei of afschuiven van de last. Kun je lezers een van de archetypen aan de hand van een voorbeeld uitleggen?

Ja een bekend archetype is ‘learned helpnessness’ ofwel ‘shifting the burden’. Dit systeemarchetype laat zien hoe bijvoorbeeld een goedbedoelde actie van een ouder (het overhoren van Franse woordjes want dan haalt zoon of dochter wellicht eens een keer een voldoende voor Frans) kan leiden tot een kind dat afhankelijk gaat zijn van die ouder en zelfs zonder die ouder niet meer in actie komt als er een toets voor Frans aankomt. In plaats daarvan wordt er gewacht op actie van de ouder. Wat de ouder eigenlijk aan het doen is kan worden gezien als symptoombestrijding. De cijfers verbeteren wellicht (en hopelijk) maar de geneigdheid om vast te stellen wat het onderliggende probleem van zoon of dochter is, neemt af.  Bovendien wordt er een nieuw en wellicht groter probleem gecreëerd; afhankelijk van de ouder.

Het herkennen van een archetype is voor professionals handig omdat ze kunnen helpen bij het diagnosticeren van problemen. Maar wat daarna?

Op basis van een juiste diagnose kun je op de juiste manier interveniëren; het juiste probleem op de juiste manier oplossen. De opgedane inzichten helpen je om je weg te vinden in de praktijk. Een strategische terugtocht uit de overhoringen Frans en op zoek naar het onderliggende probleem. 

Hoe helpt systeemdenken bij het creëren van impact voor Business en Society?

Veel van de problemen in Business en Society zijn complex. Klimaatproblematiek, vluchtelingenproblematiek, armoede, het zijn maar een paar voorbeelden. Met de juiste gereedschappen zijn ze desondanks oplosbaar, daar ben in van overtuigd.

Onlangs is bekend geworden dat Midden-Brabant de koploper in de transitie naar de nieuwe economie. Wat is je reactie hierop?

Dat dit in beeld wordt gebracht is natuurlijk sowieso al fantastisch. Onderzoek doen is in algemene zin al iets waar ik heel enthousiast van kan worden. Maar dit thema is ook nog eens een keer een interessant en belangrijk thema. Ik ben er trots op dat Midden-Brabant het zo goed doet. Guus Meeuwis had het lang in de gaten: In Brabant brandt er licht. 

Wat zou je als laatste opmerking nog willen meegeven aan ondernemers die dit artikel lezen?

We hebben hem al voorbij zien komen maar zet deze tekst op een tegeltje: ‘De problemen van vandaag zijn het gevolg van de oplossingen van gisteren’.

TIAS is een onterecht onbekende parel in onze stad. Zeker als je weet dat ze jaarlijks zo'n 3.400 deelnemers uit meer dan 40 landen opleidt. Ondernemerschap en innovatie zijn hierbij belangrijke thema’s. In de reeks TIAS Talks spreken we diverse personen binnen het instituut hierover.

Meer weten over TIAS? Kijk dan op de pagina https://www.makeitintilburg.com/nl/make-it/talent/tias

Meer weten over de systeemdenken? Lees hier de blog van Roger Bougie.

Benieuwd naar het boek Tijd voor Transitie? Kijk hier voor meer informatie.